POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


El sitio web www.prokapib.com, es una página propiedad de PROKAP IB S.A.S., persona jurídica identificada con el Nit 900.522.890-3, domiciliada en Colombia, regida por la ley colombiana y los presentes Términos y Condiciones, los cuales el usuario se obliga a respetar desde el momento de ingreso al sitio. Si el usuario no está de acuerdo con cualquiera de los presentes Términos y Condiciones deberá abstenerse de ingresar al sitio web o hacer uso de sus servicios.

 

Datos del Responsable y el Encargado

Para todos los efectos de la presente política de tratamiento de datos personales, incluyendo solicitudes y reclamos, los datos y canales de atención del responsable y encargado del tratamiento son los siguientes:

Razón social: PROKAP IB S.A.S.

Área responsable: Dirección General

Sede principal: Carrera 13 Bis 108 – 36

Teléfono: 3202409493

Correo electrónico:  contabilidad@prokapib.com

 

  1. Definiciones

 

1.1 Usuario: persona que ingresa a al sitio web de PROKAP IB S.A.S. o hace uso de cualquiera de sus servicios.

1.2 Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.

1.3 Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

1.4 Sitio web: dirección URL (www.prokapib.com) propiedad de PROKAP IB S.A.S. y al cual aplican los presentes términos y condiciones.

1.5 Propietario: PROKAP IB S. A. S., quien tiene el control sobre el contenido que se ingresa, elimina o permanece en el sitio, así como de la publicación del mismo.

1.6 Tratamiento de datos: cualquier operación u operaciones (recolectar, almacenar, analizar, transmitir, eliminar, etc) que se realice con datos personales.

1.7 Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos. Para los efectos de estos términos y condiciones, PROKAP IB S.A.S. tendrá la doble calidad de responsable y encargado del tratamiento.

1.8 Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Para los efectos de estos términos y condiciones, PROKAP IB S.A.S. tendrá la doble calidad de responsable y encargado del tratamiento.

1.9 Dato personal: cualquier información asociada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.

1.10 Titular: Persona cuyos datos personales sean tratados.

 

  1. Principios de la Protección de Datos Personales

 

2.1 Principio de Legalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

2.2 Principio de Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

2.3 Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

2.4 Principio de Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

2.5 Principio de Acceso y Circulación Restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la constitución. Para el caso de los presentes términos y condiciones, el tratamiento solo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular.

2.6 Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas, y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.7 Principio de Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

  1. Categorías Especiales de Datos

 

3.1 Datos Sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, entre otros. Por regla general, PROKAP IB S.A.S. no realiza la recolección y tratamiento de este tipo de datos. Sin embargo, en las situaciones excepcionales en las que esta recolección y tratamiento se realice, se sujetará a las condiciones mencionadas en la ley y en estos términos y condiciones. En todo caso, la entrega de información por parte del titular que verse sobre datos sensibles será siempre de carácter facultativa.

3.2 Derechos de los Niños, Niñas, y Adolescentes: por regla general, la recolección de datos de niños, niñas, y adolescentes, al igual que su tratamiento, se entenderá prohibido. PROKAP IB S.A.S no realiza la recolección y tratamiento de este tipo de datos. Sin embargo, en las situaciones excepcionales en las que esta recolección y tratamiento se realice, se sujetará a las condiciones mencionadas en la ley en estos términos y condiciones. En todo caso, la entrega de información por parte del titular que verse sobre datos de menores de edad será siempre de carácter facultativa.

 

  1. Política de Tratamiento de Datos Personales y Finalidad

La presente política de tratamiento de datos personales está dirigida a 3 colectivos de titulares de datos:

4.1 Clientes, usuarios, o potenciales clientes: este colectivo abarca las personas naturales o jurídicas, domiciliadas o no en Colombia, que buscan acceder a los servicios prestados por PROKAP IB S.A.S.

4.1.1 Al suministrar datos personales y aceptar su tratamiento, el usuario, cliente, o potencial cliente titular autoriza  a la sociedad PROKAP IB S.A.S.  para que almacene, transmita, transfiera a cualquier título la información proporcionada a ellos de cualquier forma, en especial a través de su sitio web. Así mismo acepta su uso para fines de prestar un mejor servicio, usos comerciales, publicitarios y la comunicación de ofertas de PROKAP IB S.A.S. y terceros a los que les haya sido transferida la información a cualquier título.

4.1.2 Al proporcionar sus datos personales el usuario o titular acepta que estos hagan parte de la base de datos que genera PROKAP IB S.A.S. y que ésta sea incluída, junto con su información, en los activos de PROKAP IB S.A.S. para las operaciones de venta, fusión, escisión o cualquier otra operación comercial.

4.2 Empleados o exempleados: este colectivo abarca las personas naturales que se encuentran o se encontraban vinculadas a PROKAP IB S.A.S por medio de un contrato de trabajo.

4.2.1 La finalidad de recibir información de este colectivo tiene que ver con el adecuado conocimiento del personal de PROKAP IB S.A.S, dado que tal personal maneja información que puede tener carácter de sensible. Además, se recibirá la información del personal para efectos de administración del factor humano en temas de capacitación, bienestar social, cumplimiento de normas de seguridad laboral y seguridad social, siendo necesario, en algunos casos, recibir información sensible sobre estado de salud, información de menores de edad beneficiarios de esquemas de seguridad social, así como información necesaria para el cumplimiento de obligaciones laborales de orden legal y extralegal, y la información para garantizar el ejercicio de los derechos de asociación sindical y negociación colectiva. Toda la anterior información se tendrá que tratar con las exigencias legales del caso.

4.3 Proveedores: este colectivo abarca las personas naturales o jurídicas que suplen las necesidades de bienes y/o servicios a PROKAP IB S.A.S, y por lo tanto tienen relación comercial con la sociedad.

4.3.1 La Sociedad debe contar con proveedores que no solamente satisfagan sus necesidades operativas o de atención al negocio, sino también con adecuado comportamiento reputacional, con altos estándares de calidad en materia de manejo de obligaciones financieras y crediticias y quienes no podrán estar vinculados a listas nacionales o internacionales de personas vinculadas con el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Por esa razón, la finalidad de los datos que se recibirán de los Proveedores tiene que ver con la verificación de los calidades profesionales y reputacionales antes detalladas y el cumplimiento de las obligaciones legales de la Sociedad derivadas de las relaciones que establezca con esos terceros, a manera de ejemplo, obligaciones tributarias, contables, comerciales, etc. 

 

  1. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

5.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

5.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

5.3 Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

5.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las leyes aplicables a la protección de datos en Colombia.

5.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley o la constitución.

5.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Por regla general, el tratamiento requerirá siempre la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio idóneo que pueda ser objeto de consulta posterior. PROKAP IB S.A.S deberá conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de estos.

Las solitudes de información presentadas por los titulares de los datos podrán ser suministradas por cualquier medio idóneo. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

 

  1. Obligaciones de PROKAP IB S.A.S

6.1. Obligaciones como Responsable del Tratamiento:

6.1.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

6.1.2 Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

6.1.3 Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

6.1.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En caso de ingreso no autorizado, vulneración, o falla de los servicios de seguridad PROKAP IB S.A.S. se compromete a solucionar el problema dentro de un tiempo razonable.

6.1.5 Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.1.6 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

6.1.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

6.1.8 Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

6.1.9 Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

6.1.10 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

6.1.11 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

6.1.12 Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

6.1.13 Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

6.1.14 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

6.1.15 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.2 Obligaciones como Encargado del Tratamiento:

6.2.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

6.2.3 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.2.4 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

6.2.5 Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

6.2.6 Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.

6.2.7 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

6.2.8 Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

6.2.9 Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

6.2.10 Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.2.11 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

6.2.12 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

6.2.13 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Procedimiento de Consultas y Reclamos

7.1 Consultas: los titulares podrán consultar la información que repose en cualquier base de datos de PROKAP IB S.A.S. La consulta será atendida en un término de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En los casos en los que no sea posible atender la solicitud en el tiempo establecido, PROKAP IB S.A.S. informará al titular o usuario las razones de la demora, y deberá dar respuesta de fondo a la solicitud dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2 Reclamos: los titulares o usuarios podrán en cualquier momento solicitar la corrección, rectificación, o actualización de la información proporcionada. El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida al responsable o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos del reclamo, la dirección de notificaciones del titular, y los documentos que se requieran para hacer valer el reclamo. En caso de que la información resulte incompleta, se deberá requerir al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que complete su reclamación. Se entenderá que existió desistimiento del reclamo por parte del interesado si este no realiza la subsanación de mismo dentro de los 2 meses siguientes a la fecha del requerimiento.

Una vez recibido el reclamo con cumplimiento de los requisitos, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no menor a 2 días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea solucionado.

El reclamo deberá ser atendido dentro de los 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción del mismo. En caso de que no sea posible dar solución al reclamo dentro del término indicado, PROKAP IB S.A.S informará al interesado las razones de la demora, y deberá dar respuesta de fondo al reclamo dentro de los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la Superintendencia de Comercio encuentre que el responsable ha incumplido con la política de protección de datos acá establecida o con los mínimos señalados por la ley, el titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales tanto del sitio web como de las bases de datos del responsable y terceros a los que les haya sido transferida a cualquier título.

Parágrafo 1. Copia de autorización: PROKAP IB S.A.S conservará copia de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos personales y hará entrega de la misma dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes a la solicitud realizada por el titular. Los términos comenzarán a contar desde el día hábil siguiente a la fecha de realización de la solicitud.

Parágrafo 2. Revelación de información: PROKAP IB S. A. S podrá dar a conocer los datos personales del titular cuando sea requerida por autoridades administrativas o judiciales competentes.

 

  1. Aviso de Privacidad

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de la Información, la Sociedad deberá informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  • Nombre o razón social y datos de contacto de la Sociedad
  • El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  • Los derechos que le asisten al titular.
  • Los mecanismos dispuestos por la Sociedad para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente.
  • En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
  • Cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos y el no condicionamiento de la prestación del servicio o celebración del contrato a su entrega.
  • La divulgación del aviso de privacidad no eximirá a la Sociedad de la obligación de dar a conocer a los Titulares la política de Tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido.

La Sociedad deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilice para cumplir con el deber que tiene de dar a conocer a los titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo del Aviso de Privacidad, la Sociedad podrá emplear cualquier medio idóneo.

 

  1. Registro de Bases de Datos

De cumplirse los requisitos establecidos en el Decreto 90 de 2018, incorporado en el decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.2.26.1.1 y siguientes), y demás normas que lo modifiquen, el encargado del tratamiento, procederá al registro de las bases de datos en los términos exigidos por la Ley.

 

  1. Transferencia o Transmisión de Datos a Terceros Nacionales o Extranjeros

La Sociedad podrá transferir y/o transmitir, según corresponda, datos personales de Clientes, Empleados o Proveedores a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa, mejor servicio o prestación de servicio mancomunado junto con otros proveedores de servicios legales del extranjero, verificándose, si es fuera del país, que los países donde esté ubicado el receptor de la información tenga niveles de protección de datos iguales o superiores a los establecidos en Colombia o que la Superintendencia de Industria y comercio haya dado una declaración de conformidad al respecto. La Sociedad ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales iguales o superiores a los previstos en Colombia y en estas políticas

 

  1. Calidad de la Información Proporcionada

El contenido publicado en el sitio web por cualquier medio o formato (texto, video, imágenes, etc) cumple propósitos meramente enunciativos y no constituyen asesoría o consejo sobre cualquiera de los temas que traten. PROKAP IB S.A.S. no garantiza la actualidad o veracidad de la información contenida, sin perjuicio de aquella que constituya oferta comercial o parte de ésta de conformidad con la normatividad colombiana.

PROKAP IB S.A.S no garantiza la actualidad o veracidad de la información contenida en sitios web, archivos, aplicaciones, y demás contenido de terceros a los que el usuario sea redirigido desde el sitio web de su propiedad, así como del contenido aportado por otros usuarios en los espacios dispuestos para ello. El ingreso y uso de los sitios, archivos, aplicaciones y similares a los que sea redirigido el usuario desde WWW.PROKAPIB.COM estarán sujetos a los términos y condiciones de los mismos, sobre los que PROKAP IB S. A.S. no tiene responsabilidad alguna. PROKAP IB S.A.S. tampoco garantiza que el contenido de sitios web, archivos o aplicaciones de terceros cumpla con la legislación colombiana en materia de protección de datos o que el contenido allí presentado sea legal bajo la normatividad colombiana.

PROKAP IB S.A.S. no se hace responsable por los daños o perjuicios que pudiera causar al usuario o terceros la inexactitud, error, o veracidad de la información proporcionada en el sitio web o sitios, aplicaciones, archivos, documentos y contenido de terceros a los cuales sea redirigido el usuario, así como fallas parciales o completas en el funcionamiento del mismo, códigos maliciosos que terceros incluyeran en el sitio, o sus archivos. Lo anterior sin perjuicio de aquella información que constituya oferta comercial en WWW.PROKAPIB.COM de conformidad con la normatividad colombiana.

 

  1. Moderación

12.1 Para garantizar el adecuado funcionamiento del sitio web y una experiencia segura para los usuarios, PROKAP IB S.A.S. podrá:

12.1.1 Cambiar en cualquier momento los presentes Términos y Condiciones, así como la política de privacidad del sitio web.

12.1.2 Negar el registro de un usuario.

12.1.3 Eliminar en cualquier momento los datos personales del usuario de sus bases de datos.

12.1.4 Eliminar el contenido que el USUARIO haya ingresado a la página, incluyendo, pero no limitándose a comentarios, imágenes, logos, vídeos, planos, diseños, entre otros.

12.1.5 Suspender de manera temporal o permanente la publicación del sitio web, así como cualquiera de los servicios que preste.

12.1.6 Eliminar sin previo aviso una parte o todo el contenido agregado por el usuario al sitio.

12.2 El usuario, para garantizar el adecuado funcionamiento del sitio y una experiencia segura para los demás deberá:

12.2.1 Acceder sólo a las secciones del sitio para las cuales ha sido autorizado.

12.2.3 Abstenerse de proporcionar datos personales falsos, o que induzcan a error al sitio web, PROKAP IB S.A.S. a otros usuarios o a terceros, o que pretendan impersonarlos.

12.2.4 Abstenerse de realizar actividades comerciales o promocionales en los espacios en que el sitio le permita agregar contenido, a menos que se autorice expresamente.

12.2.5 Abstenerse de descargar, reproducir, duplicar, transmitir, almacenar, exhibir y en general disponer del contenido del sitio para fines no personales como actividades comerciales, promocionales, de lucro, entre otras.

12.2.6 Abstenerse de injuriar, calumniar o matonear a otros usuarios a través de los medios dispuestos por el sitio para la interacción entre ellos o la publicación de contenidos de los usuarios. Así mismo deberá el USUARIO abstenerse de publicar contenido inmoral, racista, sexista, obsceno, abiertamente ilegal o que atente contra estos términos y condiciones.

12.2.7 Abstenerse de enviar correos o mensajes no deseados (SPAM) a otros usuarios del sitio web, ya sea a través de los medios de comunicación dispuestos dentro del mismo sitio o externos.

  1. Política de cookies

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  1. Propiedad Intelectual

El contenido del sitio web, incluyendo, pero no limitándose a, imágenes, texto, vídeos, logos, diseños, diagramación, archivos, etc es propiedad de PROKAP IB S.A.S. y quien accede al mismo sólo podrá hacer uso de aquel para fines personales. Cualquier descarga, reproducción, almacenamiento, transmisión, transferencia a cualquier título, para fines no personales se encuentra prohibido.

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La presente política fue actualizada por última vez el 02 de noviembre del 2023.

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